Skip to main content

ナレッジベース管理

ナレッジベース管理のエントランスは以下の通りです：

企業スペース管理​

企業スペース管理ページでは、管理者がスペースタイプのメンテナンスを行うことができ、また企業スペースナレッジベースの管理もサポートしています。

企業スペースの新規追加​

企業スペースを新規追加する具体的な手順：

  • 「設定->ナレッジ管理->企業スペース」に入ります
  • 企業スペースの横にある「⚙️」をクリックし、企業スペース設定ページに入ります
  • 右側の「新規追加」ボタンをクリックし、新規企業スペースページに入ります
  • 新しい企業スペースの基本情報（スペース名、アイコンなど）を入力します
  • 「保存」をクリックすると、企業スペースが新規追加されます

企業スペースの削除​

企業スペースの削除は新規追加と似ています。具体的な手順は以下の通りです：

  • 「設定->ナレッジ管理->企業スペース」に入ります
  • 企業スペースの横にある「⚙️」をクリックし、企業スペース設定ページに入ります
  • 削除したい企業スペースを選択し、後ろの「···」をクリックします
  • 「削除」を選択し、二重確認後に企業スペースを削除できます
  • 企業スペースの削除は元に戻せませんので、慎重に行ってください

ナレッジベースの新規追加​

管理者が企業スペース管理ページでナレッジベースを新規追加する具体的な手順は以下の通りです：

  • まず「設定->ナレッジ管理->企業スペース」にナビゲートし、新規ナレッジベースを作成する企業スペースに入ります
  • ナレッジベースの右側にある「新規追加」をクリックします
  • ポップアップされたナレッジベース作成ページで、ナレッジベースの名称、機密レベル、説明などの情報を入力し、「確定」をクリックすると作成が完了します
    • 機密レベル：デフォルトで2種類あり、それぞれpublicとHighly confidentialです
    • ストレージ割り当て：0-1GB
    • ファイルサイズ制限：オプション、デフォルトではファイルサイズ制限なし
    • サポートファイル形式：オプション、デフォルトですべてサポート

ナレッジベースの削除​

管理者がナレッジベースを削除する具体的な手順は以下の通りです：

  • 「設定->ナレッジ管理->企業スペース」にナビゲートします
  • 削除したいナレッジベースがある企業スペースに入り、該当ナレッジベースを見つけます
  • ナレッジベースの後ろの「···」をクリックし、「削除」を選択します
  • 二重確認後にナレッジベースを削除できます

QnA管理​

管理者が提出したQnAは審査不要で、直接有効となります。すべての審査待ちの質問はリストの上部に自動的に並び、管理者が優先的に処理しやすくなっています。

QnAの審査​

QnAの承認フローは、ナレッジベースの内容の正確性と規範性を確保するためのものです。このフローは主に管理者以外が提出した質問と回答に対して適用され、内容が管理者の審査を経てからQnAライブラリに入り、一般ユーザーが閲覧できるようになります。管理者が提出した内容は審査不要で、直接有効となります。すべての審査待ちの質問はリストの上部に自動的に並び、管理者が優先的に処理しやすくなっています。

QnA承認ステータス：審査待ち、登録済み、拒否

  • 審査待ち：提出された質問と回答は自動的に「審査待ち」状態となり、管理者の審査と処理を待ちます
  • 登録済み：管理者が審査し同意した後、質問と回答はQnAライブラリに入り、一般ユーザーが閲覧できます。
  • 拒否：内容が基準に合わない場合、管理者は拒否を選択できます。拒否された内容は一般ユーザーには表示されませんが、システム内に保存され、後で確認できます。

QnA承認操作：同意、拒否、一括操作

  • 同意：管理者が基準を満たす内容に対して同意操作を行い、QnAライブラリに登録します。同意済みのQnAは再度拒否操作できません。
  • 拒否：基準に合わない内容に対して、管理者は拒否を選択できます。
  • 一括操作：管理者は複数の審査待ち内容を選択し、一括で同意処理が可能です。

QnAのインポート​

QnAは2つのアップロード方法をサポートしています：一括インポートと手動追加。

  • 一括インポート：大量のQnAがある場合に適しており、ユーザーはテンプレート形式に従って複数のエントリーを一度にアップロードできます。

  • 手動追加：少量のQnA作成ニーズに適しており、1件ずつ内容を入力でき、柔軟で便利です。

QnAインポートの具体的な操作手順：

  • 企業スペースナレッジベースに入り、QnA画面を開きます

  • 右側の「インポート」ボタンをクリックし、インポートページを表示します

  • テンプレートファイルのダウンロードを選択し、テンプレートファイルを補完します。企業スペース、質問、回答を記入する必要があります（企業スペースは企業スペース下のナレッジベース名を指します）

  • テンプレートファイルを補完した後、再度上記の手順でインポートページに入り、「ファイルをアップロード」をクリックし、先ほど補完したテンプレートファイルを選択します

  • ファイル情報が自動的にプレビューされ、問題なければ右側の「インポート開始」をクリックします

  • しばらく待つとインポート成功と表示されます

💡 ヒント：新規追加のQnAのみインポートされ、質問が既存のQnAと重複している場合はスキップされます。

QnAの新規追加​

QnAの新規追加は一度に1件のみ可能です。追加手順は以下の通りです：

  • 企業スペースナレッジベースに入り、QnA画面を開きます

  • 右側の「新規追加」ボタンをクリックし、新規追加画面に入ります。左側が質問画面、右側が回答画面です

  • 質問側で、QnAが属するナレッジベース名を選択します

  • 「新規追加」ボタンをクリックすると、複数の質問を追加できます

  • 回答側で、回答を入力します。回答の入力はテキスト、リンク、画像、動画などをサポートしています

  • 回答と質問の入力が完了したら、「保存」をクリックし、QnAの新規追加が完了します

💡 ヒント：新規追加時に複数の質問を追加した場合、すべての質問の回答は1つ（右側の回答ページで入力した回答）となります

QnAのエクスポート​

現在、QnAのエクスポートがサポートされています。「このページをエクスポート」または「すべてのQnAをエクスポート」が可能で、エクスポート形式はExcelファイルです。

ファイル権限​

データの安全性を確保し、管理を簡素化するために、システムでは以下の 3つの固定された機密レベル を用意しており、ナレッジベース内の各種操作権限を制御します。機密レベルは追加・削除・変更できません。

レベル1：Confidential / 機密​

説明：最も厳しいレベルで、社内のごく一部の認可された担当者のみがアクセス・操作できます。データは高度に機密性が高く、外部への共有は禁止されています。

利用可能な機能：

  • ✅ ファイル属性
  • ✅ QnA
  • ❌ 共有
  • ❌ ダウンロード
  • ❌ お気に入り
  • ❌ 名前の変更
  • ❌ 削除
  • ❌ 移動
  • ❌ コピー
  • ❌ 再プレビュー
  • ❌ 再セグメント
  • ❌ アップロード
  • ❌ フォルダー作成
  • ❌ AI翻訳
  • ❌ ナレッジベース管理

⚠️ 操作できるのは管理者のみで、それ以外のユーザーは閲覧のみ可能です。

レベル2：Internal / 内部​

説明：社内で共有されるデータに適しており、内部での流通は可能ですが、外部への共有は禁止されています。

利用可能な機能：

  • ✅ ファイル属性
  • ✅ QnA
  • ❌ 共有
  • ✅ ダウンロード
  • ✅ お気に入り
  • ✅ 名前の変更
  • ✅ 削除
  • ✅ 移動
  • ✅ コピー
  • ✅ 再プレビュー
  • ✅ 再セグメント
  • ✅ アップロード
  • ✅ フォルダー作成
  • ✅ AI翻訳（対応している場合）
  • ✅ ナレッジベース管理

レベル3：Public / 公開​

説明：機密情報を含まない、外部公開や広範囲での共有に適したデータに使用されます。

利用可能な機能：

  • ✅ ファイル属性
  • ✅ QnA
  • ✅ 共有
  • ✅ ダウンロード
  • ✅ お気に入り
  • ✅ 名前の変更
  • ✅ 削除
  • ✅ 移動
  • ✅ コピー
  • ✅ 再プレビュー
  • ✅ 再セグメント
  • ✅ アップロード
  • ✅ フォルダー作成
  • ✅ AI翻訳（対応している場合）
  • ✅ ナレッジベース管理

その他の説明​

  • 新規スペースの初期設定は Internal / 内部 です。
  • 各レベルの権限設定はシステムにより固定されており、カスタマイズはできません。